FAC

Compléter la fiche de coordination

DoD : Les rôles commercial, administratif, pédagogique, logistique et qualité sont affectés

Preuve : Fiche session / coordination

Applicabilité : Toutes sessions · Échéance : À l’ouverture du dossier · Emplacement : 00_Fiche_session_coordination

Valider la complétude du dossier session

DoD : Toutes les lignes applicables sont au statut OK, les non-applicables sont justifiées et les actions sont créées

Preuve : Checklist session complétée

Applicabilité : Toutes sessions · Échéance : J+5 à J+10 · Emplacement : 00_Pilotage / dossier session

Conserver le devis, la convention ou le bon de commande

DoD : Les conditions, le programme, les dates et les modalités sont formalisés et validés

Preuve : Devis signé, convention

Applicabilité : Toutes sessions · Échéance : Avant la session · Emplacement : 01_Contractualisation

Contrat/devis non vérifié.

Conserver les échanges de cadrage utiles

DoD : Les besoins spécifiques du client et du groupe sont identifiables

Preuve : Compte-rendu, mails structurants

Applicabilité : Toutes sessions · Échéance : Avant la session · Emplacement : 01_Contractualisation

Valider le format et les conditions de réalisation

DoD : Le lieu, les horaires, la modalité et les moyens sont confirmés

Preuve : Mail de confirmation ou fiche logistique

Applicabilité : Toutes sessions · Échéance : J-15 à J-7 · Emplacement : 01_Contractualisation

Valider les locaux et équipements

DoD : La salle, la configuration, le matériel et les conditions de sécurité sont validés

Preuve : Fiche logistique, mail client

Applicabilité : Formation chez le client · Échéance : J-7 · Emplacement : 01_Contractualisation ou 04_Animation

Envoyer la convocation

DoD : Les bénéficiaires reçoivent les informations nécessaires au déroulement

Preuve : Mail ou convocation PDF

Applicabilité : Toutes sessions · Échéance : J-7 ou dès inscription · Emplacement : 02_Convocation_infos_participants

Préciser l’intitulé, les dates et les horaires

DoD : Ces informations sont cohérentes avec la convention et le programme

Preuve : Convocation

Applicabilité : Toutes sessions · Échéance : J-7 · Emplacement : 02_Convocation_infos_participants

Préciser le lieu ou le lien de connexion

DoD : L’adresse ou le lien est fonctionnel et transmis

Preuve : Convocation, lien visio

Applicabilité : Toutes sessions · Échéance : J-7 · Emplacement : 02_Convocation_infos_participants

Transmettre les contacts utiles

DoD : Les contacts administratif, pédagogique, technique et handicap sont accessibles

Preuve : Convocation

Applicabilité : Toutes sessions · Échéance : J-7 · Emplacement : 02_Convocation_infos_participants

Transmettre le règlement intérieur ou son emplacement

DoD : Les bénéficiaires savent où consulter le règlement intérieur

Preuve : Mail, lien ou PDF

Applicabilité : Toutes sessions · Échéance : Avant la session · Emplacement : 02_Convocation_infos_participants

Transmettre les consignes techniques

DoD : Les modalités de connexion et d’assistance sont claires

Preuve : Guide de connexion

Applicabilité : Formation à distance · Échéance : J-7 · Emplacement : 02_Convocation_infos_participants

Envoyer ou réaliser le positionnement

DoD : Le dispositif prévu dans le dossier formation est effectivement appliqué

Preuve : Questionnaire, entretien, test

Applicabilité : Toutes sessions · Échéance : Avant ou au début de la session · Emplacement : 03_Positionnement_besoins_specifiques

Vérifier les prérequis

DoD : Les prérequis sont vérifiés ou l’absence de prérequis est confirmée

Preuve : Réponses au questionnaire, diplômes, entretien

Applicabilité : Toutes sessions · Échéance : Avant la session · Emplacement : 03_Positionnement_besoins_specifiques

Traiter les écarts de prérequis

DoD : Chaque écart donne lieu à une décision tracée : adaptation, complément, report ou refus motivé

Preuve : Note d’analyse ou mail

Applicabilité : Toutes sessions · Échéance : Avant la session · Emplacement : 03_Positionnement_besoins_specifiques

Recueillir les besoins spécifiques

DoD : Les besoins liés au niveau, au métier, aux horaires ou au handicap sont identifiés

Preuve : Questionnaire, mail, compte-rendu

Applicabilité : Toutes sessions · Échéance : Avant la session · Emplacement : 03_Positionnement_besoins_specifiques

Formaliser les adaptations prévues

DoD : Les adaptations décidées sont décrites et communiquées aux personnes concernées

Preuve : Plan d’adaptation, mail ou note

Applicabilité : Toutes formations · Échéance : Avant la session · Emplacement : 03_Positionnement_besoins_specifiques

Tracer l’absence de besoin particulier

DoD : Une mention indique qu’aucun besoin spécifique n’a été signalé, si c’est le cas

Preuve : Note ou fiche session

Applicabilité : Toutes sessions · Échéance : Avant la session · Emplacement : 03_Positionnement_besoins_specifiques

Vérifier l’accessibilité du site

DoD : Les conditions d’accès sont questionnées et les adaptations éventuelles sont prévues

Preuve : Questionnaire logistique ou mail

Applicabilité : Formation chez le client · Échéance : J-7 · Emplacement : 03_Positionnement_besoins_specifiques

Créer le dossier de session

DoD : Le dossier est créé selon la convention de nommage et contient tous les sous-dossiers prévus

Preuve : Arborescence session

Applicabilité : Toutes sessions · Échéance : À l’ouverture du dossier · Emplacement : 03_SESSIONS

Dossier Drive identifié depuis le planning.

Tester les outils et liens

DoD : Le lien, le partage d’écran, les supports et les accès sont fonctionnels

Preuve : Test ou checklist technique

Applicabilité : Formation à distance ou hybride · Échéance : J-2 · Emplacement : 04_Animation_suivi_emargement

Finaliser les supports

DoD : Les supports utilisés sont en version finale et cohérents avec le programme

Preuve : Support final

Applicabilité : Toutes sessions · Échéance : J-2 · Emplacement : 04_Animation_suivi_emargement

Préparer les ressources remises aux bénéficiaires

DoD : Les ressources prévues sont accessibles, lisibles et adaptées

Preuve : Dossier ressources ou lien Drive

Applicabilité : Toutes sessions · Échéance : J-2 · Emplacement : 04_Animation_suivi_emargement

Définir le moment et le canal de diffusion

DoD : Le ou la formateur·rice sait quand et comment remettre les ressources

Preuve : Consigne, mail ou lien

Applicabilité : Toutes sessions · Échéance : J-2 · Emplacement : 04_Animation_suivi_emargement

Recueillir les attentes en début de session

DoD : Les attentes sont vérifiées et rapprochées du programme

Preuve : Tour de table, questionnaire ou Menti

Applicabilité : Toutes sessions · Échéance : Début de session · Emplacement : 04_Animation_suivi_emargement

Adapter le rythme et les exemples au groupe

DoD : Les adaptations utiles sont réalisées sans compromettre les objectifs

Preuve : Notes formateur·rice ou bilan

Applicabilité : Toutes sessions · Échéance : Pendant la session · Emplacement : 04_Animation_suivi_emargement

Tracer les adaptations significatives

DoD : Les écarts importants par rapport au déroulé prévu sont expliqués

Preuve : Note formateur·rice

Applicabilité : Toutes sessions · Échéance : Pendant ou après la session · Emplacement : 04_Animation_suivi_emargement

Faire signer l’émargement

DoD : La présence est traçable pour chaque bénéficiaire et chaque période

Preuve : Feuille d’émargement ou relevé numérique

Applicabilité : Toutes sessions · Échéance : Pendant la session · Emplacement : 04_Animation_suivi_emargement

Conserver les preuves de connexion

DoD : La présence à distance est démontrable

Preuve : Export de connexion, rapport visio

Applicabilité : Formation à distance · Échéance : Après la session · Emplacement : 04_Animation_suivi_emargement

Préparer les outils d’évaluation

DoD : Les outils prévus dans le dossier formation sont prêts et exploitables

Preuve : Quiz, QCM, étude de cas, grille

Applicabilité : Toutes sessions · Échéance : J-2 · Emplacement : 05_Evaluation_acquis

Réaliser les évaluations des acquis

DoD : Les activités prévues sont effectivement réalisées

Preuve : Quiz complétés, études de cas, productions

Applicabilité : Toutes sessions · Échéance : Pendant ou fin de session · Emplacement : 05_Evaluation_acquis

Conserver les résultats

DoD : Les résultats sont stockés et rattachés à la session

Preuve : Export, grille ou synthèse

Applicabilité : Toutes sessions · Échéance : Fin de session ou J+2 · Emplacement : 05_Evaluation_acquis

Analyser l’atteinte des objectifs

DoD : Une conclusion permet de déterminer si les objectifs sont atteints

Preuve : Synthèse d’évaluation

Applicabilité : Toutes sessions · Échéance : J+2 · Emplacement : 05_Evaluation_acquis

Traiter les objectifs non atteints

DoD : Les écarts significatifs donnent lieu à des recommandations ou actions

Preuve : Note, recommandation ou action

Applicabilité : Toutes sessions · Échéance : J+5 · Emplacement : 05_Evaluation_acquis

Préparer le questionnaire de satisfaction

DoD : Le questionnaire est actif, accessible et adapté à la formation

Preuve : Formulaire ou questionnaire

Applicabilité : Toutes sessions · Échéance : J-2 · Emplacement : 06_Appreciations_parties_prenantes

Recueillir l’appréciation des bénéficiaires

DoD : Le questionnaire est proposé à toutes les personnes participantes

Preuve : Réponses questionnaire

Applicabilité : Toutes sessions · Échéance : Fin de session ou J+1 · Emplacement : 06_Appreciations_parties_prenantes

Calculer le taux de retour

DoD : Le nombre de réponses et le taux de retour sont connus

Preuve : Export et synthèse

Applicabilité : Toutes sessions · Échéance : J+5 · Emplacement : 06_Appreciations_parties_prenantes

Recueillir l’appréciation du client ou commanditaire

DoD : Un retour est sollicité lorsque pertinent

Preuve : Mail, questionnaire ou compte-rendu

Applicabilité : Toutes sessions · Échéance : J+5 à J+15 · Emplacement : 06_Appreciations_parties_prenantes

Recueillir l’appréciation du financeur

DoD : Un retour est collecté ou l’absence de sollicitation est justifiée

Preuve : Mail, questionnaire ou note

Applicabilité : Si financeur distinct · Échéance : Selon le contexte · Emplacement : 06_Appreciations_parties_prenantes

Recueillir l’appréciation du ou de la formateur·rice

DoD : Le bilan pédagogique et organisationnel est formalisé

Preuve : Bilan formateur·rice

Applicabilité : Toutes sessions · Échéance : J+2 · Emplacement : 07_Bilan_session

Rédiger le bilan de session

DoD : Le bilan contient les données clés, l’analyse, les adaptations, les résultats, les appréciations et les incidents

Preuve : Bilan session

Applicabilité : Toutes sessions · Échéance : J+5 · Emplacement : 07_Bilan_session

Identifier les points forts

DoD : Les éléments à conserver ou reproduire sont formalisés

Preuve : Bilan session

Applicabilité : Toutes sessions · Échéance : J+5 · Emplacement : 07_Bilan_session

Identifier les points à améliorer

DoD : Les retours critiques et difficultés sont analysés

Preuve : Bilan session

Applicabilité : Toutes sessions · Échéance : J+5 · Emplacement : 07_Bilan_session

Décider si une action d’amélioration est nécessaire

DoD : Une décision explicite est prise : aucune action, correction immédiate ou action d’amélioration

Preuve : Bilan session ou fiche action

Applicabilité : Toutes sessions · Échéance : J+5 · Emplacement : 07_Bilan_session / 08_Incidents

Délivrer l’attestation de fin de formation ou de réalisation

DoD : Le document est remis et conservé selon les pratiques de l’organisme

Preuve : Attestation

Applicabilité : Toutes sessions · Échéance : Après la session · Emplacement : 07_Bilan_session ou administratif

Vérifier l’existence d’un incident, d’une difficulté ou d’une réclamation

DoD : Le bilan indique explicitement s’il y en a eu ou non

Preuve : Bilan session

Applicabilité : Toutes sessions · Échéance : J+2 · Emplacement : 08_Incidents_reclamations_actions

Tracer l’incident ou l’aléa

DoD : Les faits, la décision et la solution sont documentés

Preuve : Fiche incident, mails, note

Applicabilité : En cas d’incident · Échéance : Dès l’incident · Emplacement : 08_Incidents_reclamations_actions

Enregistrer la réclamation

DoD : La réclamation est reformulée, datée et inscrite dans le registre

Preuve : Fiche réclamation et registre

Applicabilité : En cas de réclamation · Échéance : Dès réception · Emplacement : 08_Incidents_reclamations_actions

Répondre et clôturer la réclamation

DoD : Une réponse est apportée et la preuve de résolution est conservée

Preuve : Réponse, accusé de réception, preuve de clôture

Applicabilité : En cas de réclamation · Échéance : Selon la procédure · Emplacement : 08_Incidents_reclamations_actions

Suivre les absences et risques de rupture

DoD : Toute absence ou difficulté donne lieu à une action conforme à la procédure

Preuve : Tableau de suivi, relance, compte-rendu

Applicabilité : Formation de plus de 2 jours · Échéance : Pendant le parcours · Emplacement : 09_Suivi_engagement_absences_relances

Tracer les relances et accompagnements

DoD : Les actions mises en œuvre sont datées et conservées

Preuve : Mails, appels, fiche de suivi

Applicabilité : Formation de plus de 2 jours · Échéance : Pendant le parcours · Emplacement : 09_Suivi_engagement_absences_relances

Vérifier le nommage des documents

DoD : Les fichiers sont clairement nommés, datés et non ambigus

Preuve : Dossier session complet

Applicabilité : Toutes sessions · Échéance : J+5 · Emplacement : Ensemble du dossier

Vérifier les liens et l’accès aux preuves

DoD : Tous les documents sont accessibles aux personnes autorisées

Preuve : Dossier session complet

Applicabilité : Toutes sessions · Échéance : J+5 · Emplacement : Ensemble du dossier

Consolider les données de la session

DoD : Les effectifs, présences, abandons, satisfaction et évaluations sont renseignés

Preuve : Tableau de suivi session

Applicabilité : Toutes sessions · Échéance : J+5 · Emplacement : Pilotage qualité

Créer l’action dans le registre central

DoD : L’action comporte une source, un responsable, une échéance et une preuve attendue

Preuve : Registre amélioration

Applicabilité : Si action nécessaire · Échéance : J+5 · Emplacement : Pilotage qualité

Suivre l’action jusqu’à clôture

DoD : Le statut et la preuve de réalisation sont renseignés

Preuve : Preuve de clôture

Applicabilité : Si action nécessaire · Échéance : À l’échéance définie · Emplacement : Pilotage qualité